Современный мир отличается динамичностью. Нет ничего неудивительно в том, что такая сфера деятельности как коммерция тоже развивается очень быстро. С каждым днем количество документов и данных, необходимых для работы предприятия, неуклонно растет. Единственным решением в этой в проблеме, для многих организаций, является автоматизация документооборота. Каждый документ должен пройти определенные стадии. Так, его могут проверить, заверить, отклонить, согласовать или отправить на доработку. Как ни прискорбно, но человеческий мозг склонен допускать ошибки. Кроме того, человеческий фактор может привести к потере или запоздалой подаче документа, что влечет за собой неприятности.
Современная доступность компьютеров позволяет предприятиям переходить на электронный документооборот вместо бумажного. Например, используя программу 1с предприятие erp 2.0 можно автоматизировать множество производственных процессов. Главным преимуществом электронного документооборота считается возможность полного контроля бизнес-процессов. Кроме того, если предприятие работает таким образом, то поиск и анализ информации за любой период деятельности предприятия не составит труда и займет минимум времени.
Подобная система работы с документами предполагает еще систематизацию необходимых документов на протяжении всех циклов их существования. Как правило, любой документ может находиться в следующих состояниях:
- Создание. Современная система документооборота создает защищенную от удаления и редактирования карточку для каждого документа. Если у вас возникнут проблемы с этим, то вы всегда можете обратиться в итс производителя программного обеспечения, где вам разобраться поможет специалист.
- Движение. Все изменения, которые происходят на этом этапе, фиксируются, что делает документооборот максимально прозрачным и понятным для всех.
- Задача. Вы можете назначить задание к документу. Его нужно будет выполнить ответственному лицу в определенные временные рамки.
- Мониторинг. Проверить документ на каждом этапе может только руководящий состав, которому присваиваются дополнительные права в системе.
- Хранение. Последующее хранение документов происходит в электронном архиве. Они не отображаются в общем документообороте, но при необходимости можно получить быстрый доступ к необходимой информации.