Даже у такого напряженного, постоянного и, казалось бы, хаотичного потока электронной почты, что непрерывно растекается по миру есть ряд правил, как для тех кто собирается gps навигатор купить и не пожалеть об этом. Какой бы ни была прогрессивной Ваша фирма, как бы не росли ее продажи, доходы, производительность, а вместе с тем и деловая репутация, привычка наплевательски относитcя к сообщениям e-mail может здорово навредить Вам.
.jpg)
Существует ряд простых правил, которые нужно запомнить и использовать для грамотного ведения переговоров по e-mail. Вот они:
1. Четко определяйте тему письма. Вспомните, как Вас раздражают письма, в теме которых значится «привет» или «лично Вам» и поверьте – собеседник испытывает точно такое же чувство.
2. Если Вы отправляете письмо кому-то, позаботьтесь о том, чтобы оно не содержало свидетельств отправки его еще кому-то, либо простой пересылки. Этот вопрос пояснит Ребекка Морган, консультант по коммуникациям.
«Недавно я получила письмо, в котором содержится указание на то, что отправитель получил его еще от 12 людей. По идее, этого я видеть не должна». Так что если проследите за тем, чтобы удалить всю информацию, свидетельствующую о пересылке письма, если конечно она не будет важна получателю. Чтобы получатель не знал об отправке письма еще нескольким адресатам, прибегайте к отправке «скрытой копии».
3. Если Вы отвечаете в письме на вопрос, скопируйте его в свое письмо и лишь затем пишите ответ. Не стоит отправлять автоматический ответ, ведь это может доставить неудобства адресату. Представьте, как бы Вы себя чувствовали, если бы получили сообщение с одним словом «да»?
4. Почту следует настроить таким образом, чтобы в каждом сообщении обязательно была подпись. Письмо всегда должно начинаться с обращения к адресату, а заканчиваться вот такой фразой: «С уважением, (Ваше имя)».
5. Не стоит перебарщивать с написанием текста заглавными буквами или использованием исключительно прописных букв. Это создает впечатление небрежного подхода к почте, будто бы Вы не утруждаете себя правильным написанием. Не забывайте, что электронные письма продолжают оставаться письмами, а значит, подчиняются и всем распространяющимся на них правилам.
Эти основные правила без труда помогут Вам правильно наладить переписку по электронной почте с адресатами любого уровня. Применяйте их и успех непременно найдет Вас.